7 Grundregeln für ein erfolgreiches Meeting

7 Grundregeln für ein erfolgreiches Meeting

Schlechte Vorbereitung und fehlende Agenda sind die Hauptgründe für ein unproduktives Meeting

Viele von Ihnen kennen das sicher, zeitfressende wenige produktive Meetings oder Besprechungen. Unter Geschäftsleuten heißt es,  jedes zweite Meeting sei unproduktiv und sogar überflüssig. Die meisten Meeting Teilnehmer denken nach einem beendeten Meeting, das man sich die Zeit hätten sparen können bzw. sinnvoller für andere Dinge hätte nutzen können. Besonders häufig kommen einem diese Gedanken, wenn man wieder an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt und realisiert, was sich in den letzten zwei Stunden an Arbeit aufgestapelt hat.

Meeting Grundregeln

Diese Meinungen sind zurückzuführen auf eine mangelnde Organisation und fehlende bzw. mangelhafte Agenda ohne feste Zeitangaben.

Wenn Sie jemand sind der Meetings und Besprechungen organisiert dann habe ich heute ein paar „goldene Regeln“ für sie, um ergebnis- bzw. entscheidungsorientierte Meetings und Besprechungen zu planen und durchzuführen.

Grundsätzlich prüfen, ob überhaupt ein Meeting notwendig ist.


Als Besprechungsleiter müssen sie sich immer folgende Frage als erstes selbst beantworten: „Ist ein Meeting überhaupt notwendig?“ Wenn sie bedenken was ein Meeting an Kosten für ein Unternehmen verursacht, ist das die wichtigste aller Fragen. Die indirekten Kosten von Meetings sind nicht zu unterschätzen, wenn sich fünf Personen mit einem Jahresgehalt um die 50.000 € jeden Monat acht Stunden zu einem Meeting treffen, sind arbeitgeberseitig ungefähr 17.500 € pro Jahr ertragsschmälernde Kosten zu tragen.
Hier sind jetzt keine eventuellen Anreisen, Hotelübernachtungen, Seminarräume und zusätzliche Ausstattungen berücksichtigt.
Überrascht? Als Besprechungsleiter haben sie gewisse Verantwortungen ihrem Unternehmen gegenüber, eben diese Kosten sinnvoll zu nutzen oder erst gar nicht zu verursachen, zumindest nicht für schlecht vorbereitete oder unproduktive Meetings.

Prüfen Sie bitte folgende Punkte um zu entscheiden ob ein Meeting überhaupt sinnvoll ist:

  • Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
  • Welche Aufgaben gilt es zu erledigen?
  • Welchen expliziten Nutzen werden die Meeting Teilnehmer mitnehmen?

Wen sie sich diese Fragen beantwortet haben, entscheiden Sie, ob der Aufwand gerechtfertigt ist oder nicht. Ansonsten gilt es Alternativen zu prüfen.

Gute Alternativen zu einem Meeting können sein:

  • Email
  • Telefon-/Videokonferenz
  • persönliche Gespräche

Meetings müssen nicht immer in Konferenzräumen stattfinden
Erstellen Sie eine Agenda

Für jedes Meeting, das Sie planen, erstellen Sie eine Agenda mit allen Themen- und Tagespunkten, die es zu besprechen gilt. Sie brauchen die Agenda nicht aufwendig in einer Powerpoint Präsentation gestalten, ein einfaches PDF oder eine gut lesbare Word Datei reicht in der Regel vollkommen aus. Beschränken Sie sich auf ein paar wenige Themen, es ist besser ein paar wenige Themen erfolgreich zu besprechen als viele Themen nur anzusprechen.
Wichtig ist das sie die Agenda mit einer Zeitspanne (wann beginnt das Meeting, wenn endet es)  allen Teilnehmern rechtzeitig vor Beginn des Meetings zukommen lässt, idealerweise ein paar Tage vorher.

 

Pünktlichkeit ist eine Tugend


Seien sie möglichst pünktlich im Meeting, Unpünktlichkeit gilt hierzulande als eine der größten Unhöflichkeiten. Es kann immer etwas dazwischen kommen, Stau, ein wichtiges Telefonat etc. Sollte dies der Fall sein, informieren sie bitte den nächsten Kollegen oder am besten den Meeting-Organisator über ihre Verspätung. Im Zeitalter der Smartphones sollte dies wirklich keine große Mühe bereiten.

Tipp: Schicken Sie eine Stunde vor Meetingbeginn einen Reminder per Email oder SMS an die Teilnehmer

Wenn sie doch einmal zu spät kommen, ohne vorher jemanden informiert zu haben, genügt ein einfaches „Entschuldigung für die Verspätung“ wenn sie den Raum betreten.
Suchen sie sich möglichst ruhig einen Platz und versuchen Sie das Thema aufzuholen.

 

Es wird ausschliesslich das besprochen was auf der Agenda steht


Viel zu schnell „driften“ Meetings heutzutage vom Thema ab gerade, wenn es Teilnehmer gibt, die das Meeting als Bühne für sich nutzen um mal wieder allen mitzuteilen, was alles nicht gut läuft. Gerade auf Vertriebsmeetings habe ich in meiner beruflichen Laufbahn immer wieder festgestellt, dass der „Vertriebler“ an sich sehr anfällig dafür ist. Da wird jedes Jammertal regelrecht zweimal durchlaufen.

Das Zielsystem > Entscheidung Erfolg!

Pausen einplanen


Gerade bei längeren Meetings ist es sinnvoll ausreichend Pausen einzuplanen. Dies hält und fördert die Konzentration der Teilnehmer. Eine Empfehlung sind ca. 10-15 Minuten Pause pro 90 Minuten Meeting.

Planen Sie ausreichend Pausen ein

Protokoll führen


Da sie der Moderator sind macht es keinen Sinn, wenn sie gleichzeitig der Protokollführer sind. Deshalb bestimmen sie spätestens bei Beginn des Meetings jemanden der das Protokoll schreibt, besser noch einen Tag vorher. Der Protokollführer hat so noch Gelegenheit sich vorzubereiten. Wählen sie jemanden der sich in den behandelten Themen gut auskennt, wenn sie jemanden auswählen der wenig Ahnung von dem Thema hat, haben Sie es während des Meetings mit deutlich mehr nachfragen zu tun. Dies kostet wiederum Zeit und nagt an der Konzentration der anderen Teilnehmer.

Tipp: Nutzen Sie eine vorgefertigte Protokollvorlage in Ihrem Unternehmen

Planen sie nach dem Meeting noch ein bisschen Zeit ein, um mit dem Protokollführer das Protokoll abzuschließen. Lassen sie das Protokoll an alle Teilnehmer verteilen, wenn alle mit dem Protokoll einverstanden sind, schicken sie die finale Version mit den festgelegten Aufgaben (zeitlich fixiert) an den Verteiler.

Ergebnisse herbeiführen

Fördern sie Diskussionen und halten sie am besten die wichtigsten Punkte auf einem Flipchart fest. Denken sie in ihrer Vorbereitung an einen gut ausgestatteten Moderationskoffer. Die Diskussionen sollten sachlich sein, persönliche Differenzen unter Mitarbeitern haben in einem Meeting nichts verloren. Vermeiden sie es mit einer Powerpoint Präsentation zu arbeiten, diese werden von den meisten Teilnehmern als langweilig und ermüdend empfunden.
Wenn Entscheidungen getroffen werden, versuchen sie den Teilnehmern die Tragweiter der Entscheidungen aufzuzeigen. Dies verhindert, das Ihre Teilnehmer allzu opportunistisch entscheiden.

Die sieben „goldenen Regeln“ Zusammengefasst

  1. Prüfen ob ein Meeting nötig ist
  2. Agenda erstellen
  3. Pünktlichkeit
  4. Halten Sie sich an die Agenda
  5. Pausen einplanen
  6. Protokoll führen
  7. Ergebnisse festhalten und visualisieren

 

Was sind ihre Erfahrungen mit Meetings in ihrem Unternehmen? Schreiben sie mir gerne ihre Meinungen und Erfahrungen. Ich freue mich grundsätzlich immer über einen Austausch zu den all den Themen, die dieser Blog behandelt.

 

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.