CRM Checkup #1 – CentralStationCRM

CRM Checkup #1 – CentralStationCRM

In unserer ersten Folge unserer neuen Artikelserie „CRM-CheckUp“ befassen wir uns mit einem ganz besonderem CRM-System für kleine und mittelständische Unternehmen.
Es ist ein sehr anwenderfreundliches und einfaches System zur Verwaltung Deines Kontakt- und Adressmanagements.

Ein CRM System was man innerhalb einer Stunde beherrscht

Geht nicht? Doch geht! Das System, über das wir heute schreiben, nennt sich CentralStationCRM und ist konzipiert für kleine Teams. Das System ist anwendungsorientiert, schnell (hier heißt schnell auch schnell!) und leicht verständlich. Es ist unterteilt sieben verschiedene Hauptbereiche, die eng aufeinander abgestimmt sind.

Aufgabenverwaltung

Hier kann man Aufgaben zu Personen oder Firmen anlegen und auch an andere Teammitglieder delegieren. Wenn Du zu einem Kontakt eine Aufgabe anlegst, so wird diese dann auch im Reiter Personen unter dem jeweiligen Kontakt angezeigt. Beim Anlegen einer Aufgabe kann man den Typ bestimmen, z. B. E-Mail, Telefonat oder Meeting. Wenn Du einem Kollegen eine Aufgabe zuweist, bekommt dieser automatisch eine E-Mail als Benachrichtigung. Bei überfälligen Aufgaben wird das Datum rot markiert, mit nur einem Klick lässt sich hier die Aufgabe um +1 oder +7 Tage verschieben.

Features der Aufgabenverwaltung

  • Voll integriertes Aufgabenmanagement für externe und interne Aufgaben (Follow up Anrufe, Meetings, Termin Vorbereitungen uvm.)
  • Zuweisung von Aufgaben an Kollegen
  • Aufgaben für einzelne Kontakte, Firmen, Angebote und Projekte planen und er- ledigen
  • Intuitive Übersicht aller offenen Aufgaben nach Tagen geordnet

Kalender

Das System bietet einen internen Kalender, falls Du schon einen anderen Kalender führst, kannst Du diesen trotzdem über verschiedenen Kalenderabonnements z.B. Geburtstage, Meetings etc. in deinen vorhanden Kalender via iCal, Google, Outlook einrichten.


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Personen

Hier werden sämtliche Personen angezeigt, die sich in deinem CRM System befinden. Mit einem Klick kommt man in die Detailansicht der Person, wo Du sämtliche Emails, Notizen und Kontaktdaten nachschauen kannst. Zudem kannst Du Deine Kontakte mit individuellen sogenannten Tag´s (Markierung oder Kennzeichnung) versehen. Dies erleichtert das Filtern oder gruppieren von bestimmten Kontakten für Mailings oder Newsletter.

Der Import von Kontakten kann über vCard oder Excel erfolgen. Dabei funktioniert der Import sehr zuverlässig und intelligent, auch ein Export der Daten ist jederzeit möglich. Beides lief in unserem Test sehr zuverlässig im Hintergrund ab, d. h. während importiert oder exportiert wird kann man das System weiter nutzen.

Firmen

Hier werden alle Firmen aufgelistet und bietet im Prinzip den gleichen Funktionsumfang wie die Personen Seite. Import/Export und auch das taggen funktioniert hier genauso wie im Person Bereich.

Angebote

Der Angebotsbereich bietet, wie der Name schon sagt, die Möglichkeit Deine offenen Verkaufschancen anzulegen. Ein erstelltes Angebot kann mit Firmen und Personen verknüpft werden. Wenn Du z. B. eine Person im Detail anschaust, siehst Du auch alle Angebote die diese Person betreffen. Angebote können mit einer Abschluss Wahrscheinlichkeit (0 %, 25 %, 50 % und 75 %) und auch Tag´s versehen werden.

Die Übersichtsseite kumuliert die zu erwartenden Umsätze Deiner Angebote und zeigt die Umsätze je Monat. Der Wert von offenen Angeboten wird gemäß der Wahrscheinlichkeit eingerechnet. Also ein Angebot mit einem Wert von 5000 € und einer Abschluss Wahrscheinlichkeit von 50%, wird dann mit 2500 € in den Forecast mit eingerechnet.

Projekte

Der Bereich gibt Ihnen, ähnlich wie bei den Angeboten die Möglichkeit zu gewonnen Aufträgen entsprechende Projekte anzulegen. Dabei besteht die Möglichkeit ToDo-Listen anzulegen.  Es können auch ToDo-Listen Vorlagen erstellt und abgespeichert werden.

Features Angebote & Projekte

  • Abwicklung und Überwachung hunderter Angebote und Projekte parallel
  • Verfassen von Notizen sowie Anhängen von E-Mails und Dokumenten
  • Verknüpfung von Aufgaben mit Angeboten & Projekten
  • Erfassung des Angebotsstatus nach Wahrscheinlichkeit
  • Verschiedene Umsatzformen (Umsatz absolut sowie Monats-, Tages- und Stundensatz)
  • Übersichtliche Darstellung offener Umsätze nach Monaten
  • Bearbeitung offener Angebote & Projekte mit mehreren Mitarbeitern
  • Verknüpfung von Angeboten & Projekten mit Kontakten & Firmen

 

Integration Gmail, Outlook etc.

Die Kalender oder E-Mail Programme  von Outlook, Apple oder Gmail lassen sich problemlos kombinieren. Dabei kann jedes ihrer Teammitglieder oder Kollegen entscheiden, mit welchem Programm er oder sie arbeiten möchte. Während der Kollege vielleicht Gmail bevorzugt, kann die Kollegin weiterhin mit Outlook arbeiten.

Sonstige Funktionen

  • Multiaccount (wechseln zwischen mehreren CRM Accounts möglich plus globaler Suche)
  • Interne Zusammenarbeit durch Statusmeldungen und Fragen im Team
  • Zeitlich geordnete Aktivitäten sowie Statusmeldungen und Fragen
  • Volltextsuche auf jeder Seite im System
  • Mehrsprachigkeit (Deutsch & Englisch)
  • Individuelle Anpassung durch benutzerdefinierte Felder für Personen, Firmen, Angebote & Projekte
  • E-Mail Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen (neue Aufgabe oder Notiz)
  • Vertrauliche Notizen und ein zweistufiges Rechtesystem

Die Technik

CentralStationCRM ist webbasiert, das heißt, es läuft in jedem Internetbrowser und ist geräteunabhängig. Somit entfällt eine aufwendige Einrichtung des CRM Systems, zukünftige Updates müssen nicht manuell installiert werden. Diese werden im Hintergrund auf dem Server installiert, als Anwender bekommen sie in der Regel davon nichts mit. Zudem sind ihre Daten immer und überall verfügbar, wie gesagt benötigen Sie nur einen Internetzugang und einen Browser. Seit Anfang des Jahres gibt es zusätzlich eine Android App, die das ganze System auf dem Mobiltelefon noch komfortabler bedienen läßt.

Sicherheit

Gespeichert werden Ihre Daten in der Cloud, auch hier bietet CentralStationCRM viel vertrauen für die Anwender. Nach eigenen Angaben des Entwicklers werden die sensiblen Kundendaten ausschließlich auf deutschen Hochsicherheitsservern gespeichert. Zum Einsatz kommt eine 256 Bit SSL Verschlüsselung (ähnlich wie beim Online Banking). Es werden täglich Backups durchgeführt und dezentral gespeichert, somit sind Ihre Daten im Falle eines Verlustes relativ schnell und aktuell wiederhergestellt. Die Verfügbarkeit des CRM System gibt der Anbieter mit 95 % im Jahresmittel an.

Was CentralStationCRM nicht ist…

  • geeignet für große Unternehmen mit vielen Abteilungen und mehreren Hierarchieebenen.
  • analytisch
  • zahlengetrieben
  • ausgelegt großen Mengen Daten oder Vertriebskennzahlen auszuwerten

Die Kosten

Die Testphase von 30 Tagen ist kostenlos und unverbindlich, das gilt für alle Pakete.
Die Preisgestaltung reicht von „dauerhaft kostenlos“ im Starter Paket bis 169,00€ im Enterprise Paket für mittlere Firmen. Die Klassiker sind das Team Paket für 19,00€ oder das Small Office Paket für 39,00€.

Die Pakete kann man sich hier anschauen: Zur Paketübersicht und den Preisen

 Fazit

Ich arbeite selbst seit Jahren mit CentralstationCRM und bin immer wieder begeistert, wie einfach und Intuitiv das System zu bedienen ist. Meiner Meinung nach gibt es kein schnelleres, übersichtlicheres und so durchdachtes CRM System für kleine und mittlere Unternehmen wie CentralStationCRM. Möchten Sie sich zu dem CRM mit mir austauschen? Kontaktieren Sie mich gerne jederzeit per Email oder über die sozialen Medien.

 

Buchempfehlungen:

One Reply to “CRM Checkup #1 – CentralStationCRM”

  1. Das kann ich voll und ganz unterschreiben. Wir nutzen Central Station CRM nicht nur selbst seit über sieben Jahren, sondern empfehlen es auch immer wieder unseren Kunden. Die sind als Berater, Trainer oder Coaches oft nicht gewohnt, solche Tools zu nutzen und anfangs entsprechend unsicher, ob sie ’so ne Technik‘ überhaupt mögen. Beim ersten schnellen Überblick sind fast alle schnell gewonnen, es zumindest zu probieren – und die meisten bleiben dabei, weil sie schnell begeistert merken, dass das ihre Kundenpflege wunderbar schnell und einfach organisiert. Weg mit den 1000 Excel-Listen!

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